Для любой организации, вне зависимости от сферы деятельности, важно постоянно контролировать перемещение товаров и материальных ценностей. В любой момент времени ответственные лица должны знать, где находится та или иная позиция. Грамотная организация складского учета является одной из основ эффективной деятельности компании, позволяет сократить издержки, финансовые и временные потери.
Что такое складской учет и основные термины
Понятие складского учета подразумевает постоянный контроль продукции и имущества, количественный и качественный. Для этого используются учетные карты специального образца. Форма документов утверждается действующим законодательством.
К оформлению и заполнению учетных карточек привлекается специально назначенный сотрудник или несколько человек при наличии большого склада. Обязательно оформляется договор материальной ответственности, в котором фиксируются обязанности сторон и действия в случае хищения, утери имущества. В соответствии с требованиями распоряжения Минфина от 09.06.2001 №44н, вести складской учет может только материально ответственный сотрудник, назначенный внутренним приказом организации.
Учет складских операций и имущества является сложным и объемным, у персонала организаций часто возникает большое количество вопросов по оформлению карточек. Поэтому необходимо в первую очередь понимать основные термины в данной сфере деятельности:
- в соответствии с положением о бухгалтерском учете ценные объекты, указанные в документе, относятся к материально-производственным запасам или МПЗ;
- при наличии МПЗ в компании должно быть выделено отдельное помещение под склад, в котором временно или постоянно хранятся материально-производственные запасы и ведется их подготовка к использованию;
- в качестве МПЗ могут учитываться готовые предметы и продукция, сырье, полуфабрикаты, ценности для реализации, финансовые ресурсы для управленческих и производственных целей;
- под понятие МПЗ не попадают незавершенная продукция, а также активы или основные средства для продолжительного использования.
Четкое разделение понятий и терминов позволяет лучше понимать суть складского учета. Данные определения фигурируют в любой документации, касающейся подобной деятельности.
Оборудование и программное обеспечение для организации складского учета
Внедрение системы складского учета дает возможность контролировать ряд важных для организации параметров. В любой момент времени можно оценить уровень продаж, остатки и номенклатуру продукции на складе или торговой точке, срок хранения товаров. Также отслеживаются обороты продукции и расчетные периоды.
Наличие хорошо отлаженной системы складского учета позволяет минимизировать или полностью исключить потери, факты порчи имущества. После внедрения автоматизации склада средства, затраченные на оборудование и программное обеспечение, окупаются в течение нескольких недель.
Основными элементами любой системы складского учета являются:
- терминалы сбора данных со встроенными сканерами штрих-кодов. Подобная техника дает возможность максимально быстро считывать информацию с этикеток и передавать данные в центр обработки;
- сканеры штрих-кодов также используются для считывания этикеток, передают информацию на торговый терминал, персональный компьютер, кассовые аппараты;
- для печати этикеток на самоклеящейся бумаге применяются специальные принтеры. Данные на штрих-коде могут содержать любую информацию о товаре;
- специальное программное обеспечение дает возможность интеграции оборудования с системой складского учета. Наша компания предлагает купить специализированное ПО для подобных целей на странице https://galaxyrf.ru/software_cat/skladskoj-uchet/.
Приобретение и настройка оборудования и ПО позволяет организовать систему складского учета в соответствии с требованиями нормативных документов, автоматизировать различные функции, сократить издержки и потери.
Как организовать систему складского учета
Для любой компании, имеющей складские запасы, правильный подход к системе учета дает возможность поднять эффективность повседневной деятельности. Существует несколько способов повышения производительности и эффективности предприятия именно за счет организации оптимальных условий хранения товаров:
- использование специальных карточек учета продукции для любого вида ценностей. В данных документах присутствует вся необходимая информация о товаре. Сверка остатков на первое и последнее число месяца дает возможность проконтролировать соответствие товара на складе бухгалтерским отчетам;
- сальдовая проверка проводится материально-ответственным персоналом, освобождает от данной работы бухгалтерию. Сотрудники заполняют учетные журналы, бухгалтерия отвечает за прием документов и сопоставление данных собственным отчетам;
- использование партионной системы учета предполагает наличие у каждой группы товаров двух карточек: для склада и бухгалтерии. При приемке товара все поля карточек заполняются, проставляются данные ответственного работника, документ отправляется в бухгалтерию. Такой подход позволяет легко работать с остатками. Контролировать излишки и недостачи.
Подобная организация системы складского учета проверена на практике и является оптимальной для различных предприятий. От грамотного внедрения системы зависит успешность и эффективность текущей деятельности компании.
Использование учета и классификация помещений
Практически любая компания в определенные моменты деятельности или на постоянной основе нуждается в организации склада и учета продукции. Внедрение подобной технологии актуально, если предприятие производит и реализует различные товары, имеет в наличии сырье для текущей деятельности. Складской учет потребуется для хранения спецодежды, формы, запасных частей, готовой продукции, для которой еще не определен вариант использования.
В соответствии с общепринятой классификацией. Склады могут быть:
- материальными, использование которых актуально при хранении продукции и сырья для текущей производственной деятельности;
- внутрицеховые склады используются ля хранения ценностей, необходимых для жизнеобеспечения отдельно взятого подразделения компании;
- внецеховые склады нужны для хранения активов, используемых разными подразделениями одной организации.
По виду хранимых запасов выделяют универсальные и узконаправленные склады. Использование помещений первого типа подходит для разных целей. Склады узконаправленного типа подготовлены для хранения определенных видов продукции, сырья, материальных ценностей.
Ответственность и особенности хранения продукции
В зависимости от особенностей предприятия, размеров складских помещений и объема материально-производственных запасов, для учета могут привлекаться несколько категорий специалистов. За организацию процесса хранения отвечает заведующий склада, который несет ответственность за все товарно-материальные ценности.
Учет имеющихся на складе продуктов и сырья ведет назначенный кладовщик. Для выполнения операций погрузки-разгрузки привлекаются грузчики. В их функции входит выполнение работ в пределах организации. За чистотой склада и прилегающих участков следит младший обслуживающий персонал.
К особенностям хранения различных видов продукции относятся:
- для измерения различных величин и параметров МПЗ необходимо использовать специальные приборы, откалиброванные и сертифицированные;
- на территории склада должны быть организованы специально оборудованные места для хранения материальных запасов;
- отдельные партии, сорта, марки продукции должны содержаться в обособленных ячейках и хранилищах;
- необходимо автоматизировать большинство технологических процессов на складе, а также рационально использовать рабочее пространство;
- желательно для приемки и выдачи продукции использовать разные стороны и подходы;
- необходимо соблюдать заранее определенную последовательность действий при выдачи однотипной продукции и активов.
Соблюдение данных правил позволяет организовать складской учет максимально эффективно и без лишних затрат. Особенное внимание необходимо обратить на автоматизацию основных операций.
Особенности ведения учета на складе
Выбор способа ведения складского учета является сложным занятием. Ассортимент, объем, свойства продукции, собранной на складе, оказывают влияние на подбор технологии. Чаще всего применяется номенклатурная методика, при которой продукция делится на группы, на каждый товар составляется карточка учета.
При сортовой методике группы и подгруппы продукции объединяются. При этом отдельные позиции также учитываются. Для удобства расчетов с контрагентами применяется партийная методика. Также используется партийно-сортовая технология, в которой товары сначала учитываются партиями, а затем делятся сортовыми методами.
Типовые операции по учету
Выполнение операций складского учета является обязательным для любой торговой компании, предприятия, других организаций. Для большинства фирм, имеющих склады, основными операциями являются:
- оприходование поступившей на склад продукции, ее дальнейший пересчет и проверка правильности оформления сопроводительной документации;
- ввод данных в единую базу организации. Оптимальный вариант ведения перечня продукции – электронный, с использованием ПК;
- отправка продукции покупателю или в торговый зал сопровождается заполнением специальных бланков документов;
- типовой операцией на складе является инвентаризация. При наличии изменений информация доводится до бухгалтерии;
- при выявлении порчи или недостачи соответствующие позиции списываются;
- также одной из основных операций при складском учете является корректировка характеристик продукта.
При ведении складского учета все движения отражаются на бумажных или электронных носителях. Стандартными документами являются формы и акты, требования-накладные, карточки учета и другие бумаги.
Особенности организации учета в торговой компании
Правильная организация системы складского учета позволяет минимизировать потери и обеспечивает эффективную работу компании. Поступающая на склад продукция должна проверяться на соответствие с сопроводительной документацией. Данные на бумажных накладных также должны совпадать с информацией в ТСД.
Отправка товара на склад производится только после заполнения регистрационной ведомости и сопровождается подготовкой приходной накладной. Обязательно формируется кассовый ордер, печатаются инвентаризационные сведения и проводится периодическая инвентаризация.
Почему требуется автоматизировать учет товаров на складе
С целью облегчения производственного процесса, оптимизации численности персонала, системы складского учета подлежат автоматизации. Внедрение современных технологий и инструментов позволяет снизить временные затраты на подготовку необходимой документации, а также вести контроль складских операций без присутствия в помещении, в удаленном режиме.
Автоматизация склада дает организации ряд преимуществ. Наиболее значимыми плюсами являются возможность контроля и анализа остатков на складе, грамотное распределение продукции по зонам для хранения, резервирование товаров. Использование автоматизации позволяет увеличить полезную площадь без увеличения общего размера склада. Сократить затраты на проведение инвентаризации.
Особенности автоматизации складского учета
Любые нарушения в области складского учета ведут к материальной ответственности персонала. Автоматизация основных процессов позволяет свести ошибки к минимуму. Для внедрения современных технологий используется специализированное программное обеспечение. Стандартный функционал такого ПО обеспечивает выполнение следующих задач:
- контроль товаров различного назначения в ходе транспортировки;
- распределение продукции по зонам и ячейкам для хранения;
- применение нескольких методик ценообразования;
- подготовка отчетной документации, ордеров и накладных;
- инвентаризация и переоценка продукции и остатков на складе.
На странице https://galaxyrf.ru/software/sistema-upravleniya-skladom-wms-made4net-warehouseexpert/ представлено программное обеспечение, использование которого поможет автоматизировать складской учет в организациях и торговых компаниях. Использование специализированного ПО помогает сделать работу более эффективной и стабильной, избежать лишних затрат, грамотно выстроить текущие процессы.